Krećemo od problema koji najčešće vidimo: knjige su svuda, ali nijedna nije pri ruci kad je tražimo. Prvi korak je postaviti cilj prostora: brzo pronalaženje, ugodno pregledavanje ili izlaganje omiljenih izdanja. Dogovorimo i granice, poput maksimalnog broja polica i mjesta za buduće kupnje.

Zatim sve knjige privremeno izvadimo na jednu hrpu kako bismo dobili stvarnu sliku fonda. Odvojimo što je naše trajno, što je za posudbu i što je za donaciju ili prodaju. Time odmah smanjujemo gužvu i oslobađamo prostor za smislen raspored.

Treći korak je zoniranje polica prema navikama, ne prema idealima. Napravimo zone poput: često čitano, na čekanju, referentno, dječje, te posebne zbirke. Knjige koje čitamo svaki tjedan stavimo u visinu očiju, a rjeđe korištene niže ili više.

Kad zone postoje, biramo pravilo sortiranja unutar svake: po autoru, po serijalu, po jeziku ili po temama. Za suvremene romane i klasike svjetske književnosti nama se dobro pokazalo slaganje po autoru, jer olakšava traženje. Za publicistiku i eseje te povijesne knjige praktičnije je po temi, jer ih najčešće tražimo po području interesa.

Za biografije i memoare uvedimo jednostavne oznake: abecedno po prezimenu osobe ili prema području djelovanja (kultura, znanost, sport). Znanstvenu fantastiku knjige i serijale držimo na okupu i poredamo prema redoslijedu čitanja, kako ne bismo preskakali nastavke. Tako smanjujemo vrijeme traženja i povećavamo šansu da stvarno uzmemo sljedeći svezak.

Kratke priče izbor i antologije često završe zaboravljene, pa im damo vidljivo mjesto blizu kutka za čitanje. Preporuke za čitanje možemo provoditi kroz malu policu 'sljedeće', s ograničenjem na 5–10 naslova. Kad se ta polica napuni, pravilo je da prije nove kupnje barem jedan naslov napusti listu ili se pročita.

Uvedimo sustav posudbe u kući kako knjige ne bi nestajale po ladicama. Dovoljna je kartica ili bilješka u aplikaciji: tko je uzeo, kada i gdje se vraća. To posebno pomaže kad imamo recenzije knjiga vodič ili naslove koje više članova tima želi čitati u različito vrijeme.

Za očuvanje knjiga pobrinimo se za osnovne uvjete: stabilne police, umjerenu svjetlost i dovoljno zraka. Ne nabijajmo knjige prečvrsto; lakše se izvlače i manje oštećuju hrbat. Teže formate i umjetnost i kultura knjige izdanja stavimo vodoravno ili na niže police radi sigurnosti.